Achter de schermen: Inge en Katrien

Door Tine Vochten

Als je betrokken bent bij een Interreg-project en hiervoor wel eens aan de slag moet in het e-loket, dan is de kans groot dat je al aan de lijn hebt gehangen met Inge of Katrien. Zij zijn - om het in EK-termen te stellen - de sterkhouders van de financiële cel. Ik schuif met deze onvermoeibare vraagbaken aan tafel om wat meer over hun job en henzelf te weten te komen.

Wat is juist jullie rol binnen Interreg Vlaanderen-Nederland?

Inge: Ik heb een dubbele functie en werk halftijds als controller en halftijds als financieel adviseur. Als controller ondersteun ik projectpartners met praktische vragen over het e-loket en help ik hen om hun kosten correct te declareren. Als financieel adviseur bied ik ook ondersteuning, maar dan voor complexere zaken zoals het opstellen van aanbestedings- en afschrijvingsdossiers en het efficiënt vormgeven van kostenplannen.

Katrien: Ik ben voltijds controller en bied dus vooral praktische hulp bij declaraties. Bovendien vorm ik samen met collega Jeff De Ruyter de helpdesk voor het e-loket. Wanneer mensen problemen ondervinden om zich bijvoorbeeld aan te melden, dan zetten wij hen op het juiste spoor. Al deze ervaring zet ik ook in voor de ontwikkeling van het nieuwe e-loket voor de komende programmaperiode.

Ik kan me voorstellen dat jullie ook bijzondere vragen krijgen?

Inge: Dat klopt en niet enkel van projecten. Ook onze collega’s worstelen wel eens met het e-loket en dat leidt soms tot onverwachte resultaten. Zo is, in een ver verleden, een collega erin geslaagd om een afgesloten project terug in uitvoering te brengen, wat procedureel onmogelijk is en ook technologisch uitgesloten had moeten zijn. Zelfs de ontwikkelaars van het toenmalige e-loket stonden voor een raadsel.

Partners wijten problemen met het e-loket ook vaak aan hun netwerk. Ze zijn er dan bijvoorbeeld van overtuigd dat ze deze enkel kunnen oplossen door van het platteland naar de stad te trekken of door hun thuiswerklocatie in te ruilen voor hun reguliere werkplek.

Katrien: Doordat we met een oproepsysteem werken, kan de spanning net voor de deadline oplopen. Dit was vooral bij de 1e oproep het geval omdat veel projectindieners nog niet bekend waren met ons nieuwe e-loket. Doordat de deadline op middernacht ligt, heb ik om 11 uur ‘s avonds wel eens een paniekerige projectpartner aan de lijn gehad. Het is gelukkig steeds goed gekomen.

Jullie werken beiden al sinds 2009 voor het programma. Wat zijn grote veranderingen voor jullie?

Inge en Katrien:  De belangrijkste evolutie is ongetwijfeld de digitalisering. Papier is vrijwel volledig uit onze werking verdwenen. Tijdens de vorige programmaperiode werden alle declaraties op kwartaalbasis ingediend op papier. Op gezette tijdstippen werden dus mappen vol papier aangeleverd op het programmasecretariaat. Deze werden door ons gecontroleerd op volledigheid en vervolgens doorgezet naar de eerstelijnscontroleur. Het huidige proces waarbij doorlopend digitaal gedeclareerd kan worden, heeft de werkdruk voor ons beter gespreid.

De coronacrisis klaart langzaam op. Hoe ervaarden jullie het telewerken?

Katrien: Ik ben tijdens de eerste lockdown deeltijds gaan werken. Met 2 kleine kinderen in huis was dat geen overbodige luxe. Door het thuiswerken heb ik mijn kinderen van dichterbij zien opgroeien en kan ik werk en mijn gezin makkelijker combineren. Ik heb de eerste stapjes van mijn jongste zoon bewuster kunnen meemaken en de oudste hoeft nog maar amper naar de naschoolse opvang.

Inge: Ik ben afhankelijk van het openbaar vervoer voor mijn woon-werkverkeer en was dagelijks een paar uur onderweg. Mijn dagen verliepen dus volgens een heel strak schema en ik moest ook vaak afspraken verzetten wanneer er weer eens vertragingen of wegenwerken bleken te zijn. De coronacrisis en het verplichte telewerken hebben mij geholpen om te onthaasten. Hoewel ik de contacten met de collega’s mis, scheelt het mij ook een heleboel stress en hoop ik deels te blijven telewerken.

Hebben jullie nog tips voor de telewerkers?

Inge: Door corona hebben we, verrassend genoeg, juist meer persoonlijke contacten met projectpartners. Waar we vroeger eerder naar telefoon of mail zouden grijpen om een probleem uit te klaren, is het vanzelfsprekend geworden om een videogesprek in te plannen. Hopelijk houden we deze gewoonte ook na corona aan want ze helpt ons om sneller tot een oplossing te komen.  

Katrien: Ik woon in Mortsel en fietste dagelijks naar het werk. Deze lichaamsbeweging miste ik toch wel. Gelukkig heb ik de digitale work-outs ontdekt. Nu sta ik geregeld in mijn eigen woonkamer te shaken met Just Dance op de Wii. Ik ga ook graag op stap met mijn zoontjes. In de omgeving van Mortsel kan je heel fijn wandelen, o.a. aan Fort IV dat nog deel uitmaakte van het project Forten & Linies. Ik heb de beroepsmisvorming dat mijn oog dan meteen valt op het bordje dat de Europese steun die hieraan besteed is, vermeldt.

Inge: Dat heb ik ook! Op vakantie spot ik vaak dergelijke bordjes. Dan besef je pas hoeveel Europese steun er is.

Bedankt om ook mijn vragen zo geduldig te beantwoorden! 

Alle berichten

Tine is beleidsmedewerker en gaat even graag gezwind op pad om verslag uit te brengen.